Potreba registrácie a vykazovania publikačnej činnosti nie je nová. Myšlienka registrovať a hodnotiť publikácie vznikla už v roku 1917, keď F.J. Cole a N.B. Eales publikovali štatistickú analýzu literatúry z anatómie. V roku 1969 A. Pritchard prvý raz pomenoval disciplínu, ktorá sa zaoberá analýzou publikácií, ale najmä citačnými analýzami, bibliometriou. V roku 1958 Dr. Eugen Garfield založil vo Philadelphii v USA Institute for Scientific Information, ktorý dodnes spracúva celým svetom uznávané citačné analýzy a vydáva citačné indexy. Napriek mnohým oprávneným výhradám ku kvantitatívnym metódam hodnotenia vedy majú bibliometria, informetria a scientometria svoje opodstatnenie. Ak sa dodrží zásada porovnávania porovnateľných veličín, tzn., že sa nebudú porovnávať napríklad diela z oblasti umenia s dielami z matematiky, môžu tieto metódy poskytnúť objektívny pohľad na vývoj jednotlivých vedných disciplín aj na výkon vedcov a vedeckých pracovísk. Bibliografická registrácia a vykazovanie publikačnej činnosti má v tomto kontexte v našich podmienkach dve základné funkcie:

1. registračnú - spočíva v ukladaní a uchovávaní záznamov v báze dát Slovenskej národnej bibliografie a Súbornom katalógu Slovenskej republiky v rámci celosvetového programu univerzálnej bibliografickej registrácie (UBCIM),
2. informačno-prezentačnú - spočíva vo vytvorení lokálnych a súbornej virtuálnej bázy publikačnej činnosti vedeckých a pedagogických pracovníkov na Slovensku spolu s pripojenými ohlasmi na tieto publikácie (projekt Pro Scientia), ktoré môžu prezentovať výsledky vedeckovýskumnej, odbornej a umeleckej činnosti vysokých škôl, vedeckých ústavov a jednotlivcov v celosvetovej sieti internetu.

Aby bibliografická registrácia publikačnej činnosti splnila svoj účel a plnila svoje základné funkcie, musí byť zabezpečené najmä:

• sledovanie čo, kedy a kde bolo publikované,
• vytvorenie záznamu o dokumente, ktorý bol publikovaný, tak aby sa dodržiavali príslušné štandardy,
• sledovanie ohlasov a zápis každého ohlasu,
• sumarizácia a štatistické vyhodnocovanie,
• spracovanie výstupov podľa štandardov.

• Čo patrí do publikačnej činnosti ?
• Kategórie publikačnej činnosti - ako a kam zaradiť jednotlivé publikácie?
• Čo sú ohlasy a čo nie?
• Kategórie ohlasov
• Aké majú byť výstupy?
• Kto má čo robiť?

Predmetom bibliografickej registrácie sú verejne publikované a prístupné dokumenty a ohlasy (citácie, recenzie...) na publikované dokumenty.
Pod pojmom verejne publikovaný dokument budeme v zmysle platných štandardov a definícií rozumieť diela imaginatívneho, umeleckého, intelektuálneho, inštruktívneho alebo informatívneho charakteru, ktoré sú reprodukované vo viacnásobných exemplároch, majú ľubovoľnú formu alebo nosič a sú určené na predaj, prenájom (požičiavanie) alebo bezplatnú distribúciu, všeobecnú alebo obmedzenú⁴.
Podľa ISO 5127-1 a STN 01 0183⁵ publikovaný dokument je zverejnený dokument akéhokoľvek druhu, rozširovaný vo väčšom počte identických exemplárov. Pri bežných typoch dokumentov, ako sú knihy, zborníky, časopisy, sa za dolnú hranicu považuje 50 exemplárov. Pre kvalifikačné práce, výskumné správy a elektronické dokumenty sa požaduje ako minimálna podmienka zverejnenia dostupnosť dokumentu vo verejnej knižničnej sieti alebo na internete⁶. Implicitnou podmienkou zverejnenia je trvalá dostupnosť dokumentu vo verejnej distribučnej sieti alebo v inštitúcii typu knižnica, archív a pod.
Pod pojmom ohlas budeme rozumieť citáciu, recenziu alebo umeleckú kritiku na publikované dielo.
Bibliografická registrácia a vykazovanie publikačnej činnosti sa robí iba pre interných zamestnancov vysokých škôl vrátane interných doktorandov. Každý dokument sa v rámci hodnoteného pracoviska (vysoká škola, fakulta) uvádza iba raz.
Smernica ani kategorizácia sa netýka iných aktivít, ktoré Akreditačná komisia (resp. iné hodnotiace orgány) požaduje pri evaluácii alebo akreditácii fakúlt, pretože to nie je záležitosť akademických knižníc, ktorá by im vyplývala ako povinnosť zo zákona.
Z vyššie uvedeného teda vyplýva, že predmetom bibliografickej registrácie napríklad nie je:

• Samotná účasť, resp. vystúpenie na vedeckých, odborných alebo umeleckých podujatiach, ak vystúpenie nebolo publikované v konferenčnom zborníku alebo časopise. Účasť na podujatí sa registruje a vykazuje podľa osobitných predpisov jednotlivých hodnotiacich orgánov (akreditačnej komisie, habilitačných a inauguračných komisií, vedeckých rád, VEGA a pod.).
• Účasť na výstavách, festivaloch, predstaveniach, koncertoch, prezentácie umeleckých diel a pod., pokiaľ táto účasť (prezentácia) nie je zaznamenaná v katalógoch alebo iných verejne prístupných dokumentoch podľa definície verejne prístupného dokumentu. Podobne ako v predchádzajúcom prípade sa účasť na podujatí (prezentácia) registruje a vykazuje podľa osobitných predpisov jednotlivých hodnotiacich orgánov (akreditačnej komisie, habilitačných a inauguračných komisií, vedeckých rád, VEGA a pod.).
• Umelecké, žurnalistické a odborné práce (scenáre, réžia a pod.) vysielané v rozhlase, televízii alebo filmové projekty, pokiaľ neboli publikované vo verejne prístupných dokumentoch podľa definície verejne prístupného dokumentu. Tieto aktivity sú predmetom registrácie a vykazovania podľa osobitných predpisov jednotlivých hodnotiacich orgánov (akreditačnej komisie, habilitačných a inauguračných komisií, vedeckých rád, VEGA a pod.).

Základným kritériom kategorizácie publikačnej činnosti je druhovo-funkčné zoskupenie dokumentov, kombinované typmi dokumentov a teritorialitou. Jednotlivé kategórie sú označené kódmi, ktoré síce vyjadrujú určitú formálnu hierarchiu, ale v žiadnom prípade ju neurčujú pre hodnotiace kritériá. Tie si stanovuje každá hodnotiaca komisia alebo orgán podľa svojich zásad a kritérií (napr. označenie umeleckých prác kódom C neznamená, že sú menej významné ako vedecké práce označené kódom A, alebo odborné označené kódom B).

1. pozícia vyjadruje pôvodnosť a druhovo-funkčnú charakteristiku dokumentu:

1. vedecké práce sú práce, ktoré zverejňujú originálne (pôvodné) výsledky vlastnej práce autora alebo autorského kolektívu. Môže ísť o pôvodné alebo syntetizujúce vedecké práce. Formálne sa vyznačujú tým, že sú vydávané renomovanými vydavateľstvami vo vedeckých monografiách, vedeckých zborníkoch alebo časopisoch a sú pred vydaním posudzované (recenzované, lektorované...).
2. odborné práce sú práce, ktoré nemajú vedecko-objaviteľský charakter, ale ich spracovanie si vyžaduje vysokú odbornú kvalifikáciu autora.
3. umelecké práce sú pôvodné slovesné, dramatické, hudobné a výtvarné práce v publikovaných dokumentoch; umelecké preklady.
4. kvalifikačné práce sú práce, na základe ktorých spracovateľ získava niektorý zo stupňov vedeckej alebo pedagogickej kvalifikácie (napr. kandidátske, dizertačné, habilitačné a pod.).
5. prehľadové a hodnotiace práce sú sumarizačné práce, ktoré z väčšej časti alebo vôbec neprinášajú nové, dovtedy nezaznamenané informácie, napriek tomu sa však vyznačujú vysokým stupňom originálnosti, pretože sústredením prevzatých informácií a ich hodnotením, zhustením, utriedením a pod. vytvárajú novú kvalitu; odborné preklady sú práce vyžadujúce okrem znalosti jazyka originálu aj hlboké odborné vedomosti z daného odboru.
6. zostavovateľské a redakčné práce sú práce týkajúce sa výberu, odborného zostavenia a redakčného spracovania publikácií súborného charakteru, seriálov, sekundárnych informácií a pod.
7. popularizačné a iné práce sú práce, ktoré populárnym spôsobom sprístupňujú širokej verejnosti výsledky vedeckovýskumnej a technickej teórie a praxe, práce oznamovacieho charakteru a pod.

1. monografie, práce typu kniha ako celok, okrem učebníc a projektov,
2. kapitoly v knihách, články a state spĺňajúce obsahom a rozsahom kritériá monografie,
3. učebnice a učebné texty, kapitoly v učebniciach,
4. články v časopisoch, časti audiovizuálnych a multimediálnych dokumentov, heslá v slovníkoch, encyklopédiách a pod.,
5. príspevky v zborníkoch,
6. abstrakty prác v konferenčných zborníkoch, preprinty konferenčných materiálov,
7. správy, projekty, štandardy a legislatívne dokumenty,
8. elektronické informačné zdroje (súbory) umiestnené na internete,
9. iné.

1. dokumenty vydané v zahraničnom vydavateľstve - vydavateľstvá na území Českej republiky sa považujú za zahraničné po 1.1.1993,
2. dokumenty vydané v domácom vydavateľstve - vydavateľstvá na území Českej republiky sa považujú za domáce do 31.12.1992,
3. zahraničné karentované časopisy a recenzované zborníky,
4. domáce karentované časopisy a recenzované zborníky,
5. zahraničné nekarentované časopisy a nerecenzované zborníky,
6. domáce nekarentované časopisy a nerecenzované zborníky,
7. - Z - iné zaradenie.

Problémy pri zaradovaní publikácií do kategórií bývajú najčastejšie pri dielach viacerých autorov, alebo súborných dielach. Podľa smernice sa postupuje takto:

• Ak sú na titulnom liste a/alebo na rube titulného listu knižnej publikácie uvedení viacerí autori a jednotlivé časti (kapitoly, štúdie) nemajú vyznačených autorov, zaraďuje sa publikácia do kategórie monografií ako celok. Ak je to v publikácii uvedené, alebo to potvrdia autori, uvedie sa v zázname percentuálny podiel autorov. Takáto publikácia sa nerozpisuje po kapitolách.
• Rovnaké pravidlo o podiele autorov na diele platí aj pre časopisecké články a články (state) v zborníkoch.
• Ak sú na titulnom liste a/alebo na rube titulného listu uvedení viacerí autori, resp. jeden autor a kolektív, a jednotlivé časti (kapitoly, štúdie) majú vyznačených autorov, vytvorí sa jeden záznam monografie ako celku, alebo ak majú časti rozsah najmenej 1 AH vytvoria sa záznamy častí tých autorov, ktorí podliehajú bibliografickej registrácii. Rozpis na kapitoly sa v tomto prípade odporúča urobiť vtedy, ak nie sú všetci, alebo väčšina autorov z jedného pracoviska. Záznamy o častiach sa zaradia do príslušnej kategórie Kapitoly v monografiách (učebniciach...). Ak sa urobí záznam publikácie ako celku, nerobia sa už záznamy častí (kapitol, štúdií) a naopak, ak sa robia záznamy častí (kapitol, štúdií), nerobí sa záznam publikácie ako celku. Ak je rozsah kapitoly menší ako 1 AH, zaradí sa záznam o nej do kategórie vedeckých prác v recenzovanom zborníku.
• Ak je na titulnom liste uvedený len vedecký redaktor (resp. zostavovateľ) a v obsahu alebo pri jednotlivých častiach (kapitolách, štúdiách) sú uvedení autori, urobí sa jeden záznam o publikácii ako celku a zároveň sa vytvoria záznamy častí tých autorov, ktorí podliehajú bibliografickej registrácii. Záznamy o častiach sa označia príslušnou kategóriou, tzn. ak majú rozsah najmenej 1 AH ako kapitoly v monografiách (učebniciach...).
• Encyklopédie a výkladové slovníky sa popisujú ako celky v kategórii vedeckých monografií vtedy, ak ide o dielo jedného alebo viacerých autorov z jedného pracoviska. Ak je podiel autorov z vykazovaného pracoviska menší ako 70%, zaradia sa do kategórií Heslá v zahraničných alebo domácich slovníkoch a encyklopédiách. Ak je zostavovateľ alebo hlavný autor z vykazovaného pracoviska a dielo sa nevykazuje ako monografia, popíše sa tiež ako celok v kategórii Redakčné a zostavovateľské práce (bibliografie, časopisy, encyklopédie, katalógy, slovníky, zborníky...).

Pod pojmom ohlas budeme rozumieť citáciu, recenziu alebo umeleckú kritiku na publikované dielo.
Citácia je v zmysle STN-ISO 690 forma skráteného odkazu umiestnená v zátvorkách vnútri textu, alebo pripojená k textu ako poznámka v dolnej časti strany, na konci kapitoly, príp. na samom konci textu⁷. Citácia umožňuje identifikovať publikáciu, z ktorej bola prevzatá alebo parafrázovaná myšlienka (definícia, klasifikačná schéma, závery výskumu, tabuľky, schémy, modely atď.) a označuje presné umiestnenie takejto myšlienky alebo výňatku v zdrojovej publikácii. Za citáciu sa považuje aj bibliografický odkaz (zoznam použitej a/alebo citovanej literatúry) na konci publikácie, aj keď nie je priamy odkaz v texte ⁸.
Za citáciu nemožno považovať:

• recenzie,
• uvedenie diela v referátovom časopise alebo báze dát (napr. Medline, Chemical Abstracts, a pod.),
• uvedenie diela v samostatnej bibliografii,
• uvedenie "vybraných viet" alebo "citátov" v podobne pomenovaných rubrikách v novinách a populárnych časopisoch,
• výňatky z kníh uvádzané ako reklama na knihu,
• autocitácie, t.j. citácie pochádzajúce z ďalších publikácií samotného autora alebo jeho spoluautorov,
• citácie v neverejných publikáciách ako sú kvalifikačné práce (diplomové, rigorózne, dizertačné a habilitačné práce), výskumné správy a pod.,
• citácie hesiel v encyklopédiách a slovníkoch,
• informácie (poznámky, spomenutie) v správach a článkoch o podujatiach, o prezentácii diela.

• oznamy o vydaní knihy v novinách a časopisoch,
• reklamné oznámenia o vydaní knihy,
• výňatky z kníh uvádzané ako reklama na knihu,
• uvedenie diela v referátovom časopise alebo báze dát,
• informácie (poznámky, spomenutie) v správach a článkoch o podujatiach, o prezentácii diela.

Science Citation Index^® (skratka SCI)
Science Citation Index Expanded^® (skratka SCI-Expanded)
Social Sciences Citation Index^® (SSCI)
Art & Humanities Citation Index^® (AHCI)
CompuMath Citation Index^® (CMCI)

Biochemistry & Biophysics Citation Index^TM (BBCI)
Biotechnology Citation Index^TM (BCI)
Chemistry Citation Index^TM (CCI)
Materials Science Citation Index^® (MSCI)
Neuroscience Citation Index^® (NCI)

Aj keď citačné indexy čerpajú z veľkého množstva prameňov, kvôli úplnosti treba sledovať aj iné zdroje. Niektoré knižnice alebo informačné strediská vytvárajú regionálne odborové citačné registre. Každý vedecký pracovník by mal sledovať ohlasy na svoje práce, najmä v časopisoch a publikáciách, ktoré ISI neregistruje. Ako podklady na zaznamenanie ohlasov do bázy dát treba odovzdať kópie tých strán, na ktorých sa ohlas nachádza a kópiu dokumentu (strany, z ktorých sa dá identifikovať názov, pôvodca, bibliografická adresa a lokácia ohlasu), v ktorom je ohlas uvedený.
Ak je citácia v časopise, zborníku alebo v monografii zahrnutá aj v citačnom indexe, uvádza sa len tá, ktorá je zahrnutá v citačnom indexe. Predtým zaznamenaná citácia v časopise, zborníku alebo monografii sa v tomto prípade vymaže zo záznamu.

Výsledky spracovania publikačnej činnosti a kvalifikačných prác možno prezentovať viacerými typmi výstupov, ktoré rešpektujú medzinárodné a národné štandardy a odporúčania. Okrem prezentácie na obrazovke počítača pri online prístupe k bázam dát ide predovšetkým o tieto základné typy tlačených výstupov:

1. Zoznam publikačnej činnosti - personálna bibliografia (podľa ISBD - bez záhlavia) - vzor 1
2. Zoznam publikačnej činnosti a ohlasov - personálna bibliografia (podľa ISBD, ohlasy podľa STN-ISO 690) - vzor 2
3. Zoznam publikačnej činnosti - bibliografia pracoviska (podľa ISBD - s menným záhlavím) - vzor 3
4. Zoznam publikačnej činnosti - bibliografia pracoviska (podľa ISBD - s menným záhlavím a špeciálnym riadkom pre druhého a ďalších autorov) - vzor 4
5. Zoznam publikačnej činnosti a ohlasov (personálny alebo pracoviska) - špeciálny (na hodnotiace účely) - vzor 5.

Existuje viacero spôsobov, ako sledovať, registrovať a vykazovať publikačnú činnosť a ohlasy na ňu. Ide v podstate o štyri typy organizácie týchto procesov:

1. individuálne sledovanie a spracovanie samotnými vedeckými pracovníkmi,
2. individuálne sledovanie a spracovanie vedeckými pracovníkmi s pomocou administratívy (sekretárka),
3. sledovanie a spracovanie v lokálnej (fakultnej, ústavnej) knižnici,
4. kooperatívne spracovanie v rámci knižničného systému.

Výhody a nevýhody jednotlivých spôsobov ukazuje tabuľka, kde sú vedeckopedagogickí pracovníci označení ako (V), admnistratívni pracovníci (A) a knihovníci (K). Q - označuje kvalitu spracovania, S - dodržiavanie štandardov a C - komplexnosť spracovania.

Z tabuľky je vidieť, že najvýhodnejšie a najkvalitnejšie je spracovanie v knižnici (lokálne alebo v kooperácii), kde je najvyššia kvalita a najmenšie zaťaženie vedeckopedagogických pracovníkov. Tento spôsob je odporúčaný aj smernicou.

Proces bibliografickej registrácie a následného vykazovania publikačnej činnosti, resp. evidencie publikačnej činnosti (EPC) sa delí na etapy, na ktorých sa podieľajú vedeckí a pedagogickí pracovníci vysokých škôl, pracovníci akademických knižníc a príslušné pracoviská vysokej školy pre vedu a výskum v takomto rozdelení:

© Slovenská poľnohospodárska knižnica pri SPU v Nitre 12.2.2001