Naspäť na obsah

Virtuálna knižnica Univerzity Komenského
Spracovanie publikačnej činnosti
Daniela Gondová


Univerzita Komenského v Bratislave je najstaršia a najväčšia slovenská univerzita, má dvanásť fakúlt, cca 24.000 poslucháčov, cca 4.900 zamestnancov. Väčšina jej pracovísk je rozptýlená na rôznych miestach Bratislavy, časť je však aj v iných mestách Slovenska (napr. Jesseniova lekárska fakulta v Martine, Kňazské semináre v Nitre, Banskej Bystrici, Spišskom Podhradí, účelové zariadenia v Modre-Piesku atď.). Pre efektívnu existenciu takéhoto obrovského pracoviska je bezpodmienečne nevyhnutné mať dobrý informačný systém, založený na využívaní najnovších informačných technológií. Súčasťou vysokej školy, a teda aj jej informačného systému, by mala byť dobre vybudovaná knižnica ako nevyhnutnosť a základný predpoklad úspešnosti vysokoškolského štúdia.

Univerzita Komenského (UK) začala už na jeseň roku 1991 budovať Informačný a komunikačný systém Univerzity Komenského (IKS UK). Jeho základom bolo vytvorenie počítačovej siete univerzity, vzájomné prepojenie jednotlivých fakúlt a napojenie celého systému na národné a medzinárodné siete. V tejto súvislosti treba pozitívne hodnotiť skutočnosť, že riešenie tzv. knižničnej agendy bolo už v roku 1991 súčasťou IKS UK. Už v tomto čase bolo konštatované, že knižničná agenda je svojím rozsahom i obsahom náročná a najvhodnejšia by bola implementácia niektorého hotového, praxou overeného, komplexného knižnično-informačného systému. Pretože UK nemala potrebné finančné prostriedky, pokúsila sa získať ich pomocou nadačného príspevku z Mellon Foundation. Mellonova nadácia projekt univerzity zamietla, keďže v tom čase bol schválený značný príspevok pre knižnice v rámci CASLIN (Czech and Slovak Libraries in Network). Po tomto neúspešnom pokuse o získanie finančných prostriedkov sa zo strany vedenia univerzity z knižničnej agendy venovala pozornosť najmä spracovaniu publikačnej činnosti, tvorbe databázy EVIPUB - EVIdencia PUBlikácií - a jej sprístupneniu cez internet. Bolo to podmienené a ovplyvnené aj požiadavkami dokumentovať a vykazovať publikačnú činnosť pedagogických a vedecko-výskumných pracovníkov vysokých škôl v rámci pravidelných akreditácií a evaluácií vysokých škôl. Rozhodnutie začať budovať celouniverzitnú databázu záznamov o publikačnej činnosti pedagogických a vedecko-výskumných pracovníkov bolo rozhodne správne. Predtým však bolo treba vyriešiť rôzne organizačné, technické a softvérové problémy. V prvom rade bolo treba zabezpečiť zber údajov na všetkých fakultách. Vedenie univerzity definovalo základné pravidlá:

  • zabezpečiť ochranu údajov pred stratou, čo z hľadiska užívateľa znamená, že sa ho nesmieme dvakrát pýtať na ten istý údaj, môžeme však žiadať doplnenie údajov,
  • systém musí automaticky rozpoznať a odmietnuť pokus o duplikovanie záznamov,
  • údaje musia byť uložené v dostatočne flexibilnej štruktúre, aby sa v budúcnosti dali použiť na vytváranie výpisov a štatistík podľa formátov a formulárov,
  • ak na niektorých pracoviskách bola v minulosti už vytvorená dostatočne hodnotná a vhodne štruktúrovaná databáza publikácií, je potrebné zabezpečiť jej konverziu,
  • súbor záznamov musí byť periodicky aktualizovaný a jeho tvorba a údržba musí byť jednoduchou a bežnou pracovnou rutinou,
  • musí byť vytvorený vhodný mechanizmus overovania hodnovernosti údajov z hľadiska ich vecnej správnosti,
  • služby systému, ako je napr. tlač bibliografických zoznamov a zoznamov citácií, musia byť prístupné každému univerzitnému užívateľovi, ktorý má v systéme záznamy,
  • prezeranie a prehľadávanie záznamov, ktoré sú zaradené do univerzitného systému musí byť prístupné aj verejnosti.

Na základe toho sa v roku 1991 pripravil aplikačný softvér na báze systéme CDS/ISIS. Keďže tento systém nespĺňal všetky požiadavky (napr. kontrola na duplicitu, možnosť sprístupnenia cez internet) postupne sa prešlo na softvér na báze FOXu. Konverzia spracovaných záznamov v CDS/ISIS sa zabezpečila. Spôsob prípravy záznamov na jednotlivých fakultách bol rôzny. Na niektorých bol zber centralizovaný v knižniciach, na iných decentralizovaný po katedrách, príp. sústredený na dekanáte na Oddelení vedy a výskumu. Rozhodne najlepšie výsledky, najmenej problémov a chýb bolo na tých pracoviskách, kde sa záznamy spracúvali v knižniciach, ako napr. na Filozofickej fakulte, kde je zber záznamov od začiatku centralizovaný. Keďže knižnica vyžaduje, aby pri spracúvaní záznamu o publikačnej činnosti dostala príslušný dokument, príp. jeho kópiu, preberá zodpovednosť za správnosť a úplnosť záznamov, za ich aktualizáciu, za spracovanie potrebných výstupov k rôznym hodnoteniam, akreditáciám, evaluáciám. Pracovníci knižnice, v úzkej spolupráci s Katedrou knižničnej a informačnej vedy Filozofickej fakulty UK, pripravili viaceré metodické materiály, v ktorých vysvetľovali význam spracovania publikačnej činnosti, definovali jednotlivé typy dokumentov, kategórií. Značné problémy pri príprave výstupov, najmä pre akreditácie, spôsobovala neustála zmena kritérií hodnotenia a definovania žiadaných podkladov. Celouniverzitná databáza publikačnej činnosti sa aktualizovala dávkovo, polročne. Nesmierne pozitívna a v tom čase jedinečná bola skutočnosť, že od roku 1993 boli všetky spracované záznamy prístupné aj cez internet.

Na jeseň roku 1997 vedenie Univerzity Komenského, vzhľadom na rýchly pokrok informačných technológií a vzrastajúce požiadavky na informačné zdroje, konštatovalo v tejto oblasti určitú stagnáciu. S cieľom zlepšiť nepriaznivý stav sa rozhodlo o inovácii systému IKS UK, o budovaní Integrovaného informačného a komunikačného systému Univerzity Komenského (IIKS UK) a o spracovaní strategickej štúdie. V strategickej štúdií univerzita dokázala otvorene pomenovať a uviesť nielen svoje pozitíva, ale aj negatíva. K spracovaniu sa pristupovalo systematicky. Štúdia obsahuje dôkladnú analýzu súčasného stavu UK vo všetkých oblastiach jej pôsobenia, určuje hlavné ciele do budúcnosti a návrh, ako ich dosiahnuť pomocou informačných technológií. Univerzitu ako systém možno rozdeliť do nasledovných oblastí: vzdelávacia, vedecká, vzťahov s verejnosťou, zahraničných vzťahov, zabezpečenie vnútorného chodu univerzity, podnikateľská činnosť, rozvoj. Problematika knižníc je súčasťou zabezpečenia vnútorného chodu univerzity. Uskutočnila sa hĺbková analýza stavu fakultných knižníc, pozornosť sa zamerala komplexne na celú knižnično-informačnú oblasť, nielen na spracovanie publikačnej činnosti.
Výsledky analýzy možno stručne zhrnúť nasledovne:
  • Univerzita Komenského nemá ústrednú univerzitnú knižnicu,
  • každá z dvanástich fakúlt si buduje vlastnú knižnicu podľa svojho zamerania,
  • úroveň stavu jednotlivých fakultných knižníc, ich personálne zabezpečenie, technické vybavenie, postavenie knižnice na fakulte je v rámci Univerzity Komenského veľmi rôznorodé,
  • rozsah knižničného fondu je viac ako 1,3 milióna knižničných jednotiek,
  • ročne knižnice získajú takmer 20.000 nových knižničných jednotiek, cca 3.000 titulov časopisov, registrujú takmer 30.000 čitateľov, ktorým ročne požičajú cca 600.000 dokumentov,
  • okrem základných služieb, medzi ktoré patria absenčné a prezenčné výpožičky, pracovníci fakultných knižníc poskytujú bibliograficko-informačné služby, spracovávajú rešerše z rôznych vlastných i zahraničných databáz, zabezpečujú monitoring dennej a odbornej tlače pre potreby vedenia fakulty,
  • v poslednom období sa zvýšená pozornosť venuje informačnej výchove používateľov,
  • v knižniciach sa popri odborných knihovníckych prácach vykonávajú aj rôzne neknihovnícke práce, zväčša celofakultného charakteru (koordinácia edičnej činnosti, preclievanie zásielok) a pomerne veľa namáhavej fyzickej práce,
  • vybavenie knižníc po technickej stránke - výpočtová, reprografická technika - pracovné prostredie je na nízkej úrovni,
  • vo fakultných knižniciach UK pracuje asi 100 pracovníkov,
  • spolupráca medzi fakultnými knižnicami je voľne koordinovaná prostredníctvom Knižničnej rady UK, ktorá je poradným orgánom prorektora pre vedeckú činnosť. Členmi Knižničnej rady UK sú vedúci fakultných knižníc. Závery Knižničnej rady UK nie sú záväzné, majú len charakter metodických odporúčaní.

Analytické práce boli zamerané nielen na zistenie skutočného stavu v knižniciach, ale aj na zmapovanie priorít, ktorými sú:
  • vytvorenie komplexných elektronických katalógov fakultných knižníc, t.j. súborného katalógu UK,
  • zabezpečenie prístupu do externých katalógov a databáz,
  • budovanie evidencie publikačnej činnosti,
  • vystavovanie získaných databáz na serveri UK,
  • zvýšenie počtu PC pre študentov a ostatných používateľov v katalógoch a študovniach,
  • automatizácia výpožičného procesu,
  • modernizácia techniky v knižniciach,
  • rozšírenie priestorov v študovniach.

Ako už bolo spomenuté, Univerzita Komenského nemá klasickú "kamennú" univerzitnú knižnicu. O jej potrebe a význame možno diskutovať. Vedenie univerzity sa rozhodlo, že centrálnu univerzitnú knižnicu môže plnohodnotne, zmysluplne a na vyššej úrovni nahradiť optimálna elektronizácia, vzájomné prepojenie fakultných knižníc, či transformovanie do virtuálnej knižnice. V rámci IIKS UK má budovanie Virtuálnej knižnice UK vysokú prioritu.

Virtuálna knižnica UK sa orientuje jednak na zabezpečenie prístupu k externým informačným zdrojom cez internet, sprístupnenie vytypovaných odborných databáz na serveri UK, ako aj na budovanie online katalógov knižníc, čiže súborného katalógu Univerzity Komenského, komplexnú automatizáciu klasických knižničných služieb vrátane spracovania publikačnej činnosti.

V rámci externých informačných zdrojov má univerzitná akademická komunita tretí rok prístupné databázy firmy EBSCO (projekt EIFL Direct - cca 4.500 časopisov s úplnými textami a cca 10.000 indexovaných časopisov s abstraktami, prístupné bázy Academic Search Elite, Business Source Premier, Newspaper Source, Master File Premier, Sociofile, EconLit, MEDLINE), od júna 2000 bázu JSTOR - Journal Storage, cca 117 časopisov s úplnými textami, 4 mil. strán textu. O záujme akademickej obce využívať externé informačné zdroje svedčí aj vyhodnotenie využitia voľného vstupu do Web of Science (bázy firmy ISI - Science Citation Index, Social Science Citation Index, Arts and Humanities Citation Index atď.), keď v rámci troch týždňov bolo zaregistrovaných viac ako 105.950 požiadaviek. Na vlastnom Ultra Net CD-ROM serveri sú prístupné databázy Slovenskej národnej bibliografie, Českej národnej bibliografie, časť báz EBSCO a ďalšie informačné zdroje, napr. Informácie na dlani, Informácie o USA a pod.

Dôležitou oblasťou Virtuálnej knižnice Univerzity Komenského je elektronizácia klasických knižničných procesov, budovanie online katalógu Univerzity Komenského. Na základe vyhodnotenia verejnej súťaže bol zakúpený integrovaný knižnično-informačný systém VTLS (Virginia Technology Library System) z produkcie rovnomennej spoločnosti VTLS Inc., Virginia USA. Univerzita Komenského kúpila základný systém VTLS, ktorého súčasťou je akvizícia, katalogizácia a kontrola autorít, správa seriálov, výpožičky, OPAC, štatistiky, VTLS Web Gateway, VTLS Z39.50. Súčasne so softvérom sa kúpil i hardvér. Softvér i hardvér boli získané na rozhraní rokov 1998-99. V priebehu roka 1999 bol celouniverzitný výkonný server uvedený do prevádzky, inštalovaný softvér, uskutočnili sa potrebné školenia.

Paralelne s týmito prácami sa robila konverzia dát fakultných online katalógov, ktorá bola pomerne dosť náročná. Postupne sa podarilo vyriešiť všetky problémy a od júna 1999 je na internete prístupná časť online katalógu Univerzity Komenského (zatiaľ záznamy z piatich fakúlt, december 2000 - 61.500 záznamov) na webovskej adrese Virtuálnej knižnice Univerzity Komenského: http://vili.uniba.sk. Podmienkou práce s bázou VTLS je inštalácia príslušného softvéru, tzv. klientov na jednotlivé počítače. Vzhľadom na skutočnosť, že počítače museli spĺňať určité hardvérové podmienky, v niektorých knižniciach vznikli technické problémy. Bolo treba zabezpečiť up-grade počítačov, resp. ich výmenu, či zakúpenie. Vedenie projektu IIKS UK veľmi dôrazne podporilo zavedenie VTLS aj po technickej stránke. Do knižníc sa dostalo 36 výkonných počítačov získaných jednak z finančných prostriedkov na projekt, ako aj z grantu Nadácie otvorenej spoločnosti - Open Society Foundation v Bratislave a Open Society Institute v Budapešti.

Z pohľadu vedenia univerzity bolo dôležité, aby fakulty čo najskôr začali vo VTLS spracúvať evidenciu publikačnej činnosti. V zásade možno povedať, že táto agenda je v súčasnosti vlastne podmnožinou katalogizácie. Rozsah a záber spracovania je však oveľa širší ako pri katalogizácii. Katalogizujú sa rôzne typy dokumentov (napr. monografie, kapitoly v monografii, encyklopédie, slovníky, heslá v slovníkoch, časopisecké články, zborníky, príspevky v zborníkoch, štúdie atď.), uvádzajú špecifické informácie, napr. kategória publikovanej práce, pracovisko autora, ohlasy a pod. Pretože zmyslom tejto širokej evidencie je prezentácia publikačnej činnosti pedagogických a vedeckovýskumných pracovníkov, bolo nevyhnutné pripraviť potrebné tlačené výstupy na rôzne príležitosti - kvalifikačné postupy, akreditácie, evaluácie, prehľady pre jednotlivcov, pracoviska atď., pripraviť podrobné príručky. V júli 2000 sa uskutočnilo samostatné školenie určené len pracovníkom, ktorí túto agendu zabezpečujú. Školeniu predchádzala konverzia záznamov publikačnej činnosti príslušnej fakulty. Publikačná činnosť, teraz siedmich fakúlt, je už prístupná cez internet na adrese Virtuálnej knižnice UK (december 2000 - 63.200 záznamov). V priebehu roku 2001 plánujeme ukončiť konverzie záznamov z ostatných fakúlt UK a postupne uskutočniť potrebné školenia tak, aby všetky fakulty spracúvali publikačnú činnosť vo VTLS. Spracovanie vo VTLS prinieslo novú kvalitu, databáza je aktualizovaná online, je rozšírená možnosť rešeršovania podľa viacerých kritérií. Záznamy sa spracúvajú podľa medzinárodných noriem a štandardov (AACR2, vo formáte MARC, ISO 690 atď.).
Jednotné spracovanie publikačnej činnosti na UK má teda desaťročnú tradíciu. Svoje skúsenosti a poznatky z tejto práce sme zúročili pri príprave návrhu Knižničného zákona (č. 183/2000 Zb. z.) a návrhu smernice Bibliografická registrácia publikačnej činnosti.

Vedenie Univerzity Komenského pozorne sleduje budovanie celouniverzitného informačného systému, vytvára vhodné personálne, finančné, technické, technologické podmienky.
Zavedením IIKS UK sa na univerzite vytvorili podmienky na to, aby sa v budúcnosti nevytvárali nekompatibilné databázy a súbory, aby sprístupňovanie externých informačných zdrojov bolo systematické, koodrinované a cielené. Virtuálna knižnica Univerzity Komenského riešenie týchto problémov "zastrešila" a zároveň určila ich perspektívne smerovanie. Vysoko pozitívne treba hodnotiť skutočnosť, že knižnično-informačná problematika sa stala súčasťou celouniverzitného informačného systému a jej riešeniu je venovaná mimoriadna pozornosť a podpora. To nás zaväzuje ďalej zvyšovať kvalitu spracovania a rozsah poskytovaných knižnično-informačných služieb.




PhDr. Daniela Gondová
Ústredná knižnica Filozofickej fakulty Univerzity Komenského Bratislava


Predchádzajúci príspevok 'Evidencia publikačnej činnosti... (Andrejčíková)' © Slovenská poľnohospodárska knižnica pri SPU v Nitre 12.2.2001 Nasledujúci príspevok 'Budovanie Poľnohospodárskeho citačného registra v SlPK (Wölczová)'